Fluxo de informação ineficiente e custoso

Enquanto os desperdícios no chão de fábrica podem ser mais fáceis de serem identificados, os desperdícios nos escritórios e tarefas administrativas são mais difíceis de serem visualizados, podendo ser mais caros e graves: podem afetar o fluxo de caixa, piorar a imagem da organização junto aos seus clientes, gerando um ambiente de trabalho estressante e desmotivador.

Quando um grande pedido não é faturado no prazo, quando informações são repassadas de maneira errada gerando retrabalho, quando uma solicitação de pedido de um cliente importante ou uma proposta de venda são entregues atrasadas, os prejuízos são enormes! Em muitos casos, é mais demorado o processamento da informação do que a fabricação e montagem do produto propriamente dito.

Para que uma empresa seja enxuta, é importante gerenciar corretamente o fluxo administrativo e reduzir os desperdícios nos escritórios. Mas como isso pode ser feito?

 

 

Tornando enxuto o fluxo de informação 

A melhor maneira de identificar e quantificar os desperdícios é realizar um mapeamento do processo, fazendo um mapa do estado atual do fluxo de informação.

Sabemos que, na maioria das vezes, esta é uma tarefa difícil e trabalhosa, pois diferente do fluxo produtivo, onde a transformação do material é facilmente identificada e visível, o fluxo de informação é fragmentado em diversos departamentos e silos organizacionais com as pessoas tendo uma visão muito parcial, incompleta e muitas vezes errada do fluxo.

 

Essa aplicação do pensamento enxuto (lean thinking) aos processos administrativos e ao setor de serviços é conhecida como Lean Office.

Neste módulo você aprenderá a mapear fluxos de informação, e a aplicar essa filosofia de redução e eliminação sistemática de desperdícios nos processos administrativos e descobrirá como evitar que eles acabem ficando marginalizados em organizações de diversos setores, desde a indústria, até os serviços e a saúde.

Faça fluir a informação e gere ganhos significativos de produtividade!

 

 

Conteúdo do curso 

Aula 1:  Introdução (34:44 min)

  • O que é Lean Office ?
  • Por que aplicar o Lean Office?
  • Categorias de desperdícios

Aula 2: Metodologia Hominiss para Lean Office – Situação Atual (35:10 min)

  • Definir o escopo do projeto
      • Formalizar a equipe para o projeto
      • Análises de volumes e priorização
      • Capacitação da equipe
  • Mapear a situação Atual
      • Pré-mapeamento
      • Mapeamento
      • Indicadores de desempenho

Aula 3: Metodologia Hominiss para Lean Office – Situação Futura (60:47 min)

  • Passos e recomendações para situação futura
      • Estrutura do fluxo
      • Balanceamento e fluxo contínuo
      • Melhorias de processo
      • Nivelamento
  • Implantação das melhorias projetadas
      • Gerar planos de implantação
      • Eventos Kaizen
      • Equipes especializadas
  • Controle do processo implantado
      • Controle dos indicadores
      • Rotinas de auditoria

 

 

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